Организация на събития: Защо в хотел?
Голяма част от света на бизнеса вече се премести в дигиталното пространство. Говорим си онлайн, продаваме онлайн, дори учим онлайн. Всичко е много динамично, случва се за секунди, а ние се опитваме да бъдем в крак с ритъма. И точно заради това наболява темата за личния контакт. Имаме нужда да се социализираме, да говорим на живо със съмишленици и да се срещнем с колегите си очи в очи. Когато говорим за организация на събития, изскачат хиляди въпроси. В днешната статия ще ви разкажем какво е важно при планиране на събития и защо да проведете вашето в хотел.
Как се организира събитие?
В никакъв случай организацията не бива да ви плаши. Трябва само да знаете тънкостите. Първата стъпка в планирането на бизнес мероприятие е изготвянето на ясен план. Как се случва това? Най-важно е да разберете каква е целта на събитието. Ето какво да обсъдите, преди да потърсите място:
- Какви резултати очаквате?
- Какъв е вашият бюджет?
- Сами ли ще опитате или ще се свържете с агенция за организиране на събитие?
- Какъв брой участници очаквате?
- Какъв тип мероприятие планирате? Има огромна разлика между организиране на конференция и изложение например.
Когато имате отговорите на тези въпроси, вече имате достатъчно яснота, за да пристъпите към действие. Изгответе план за организиране на събитие, започвайки от локацията.
Идеалната локация: Организация на събития в хотел
Следващата стъпка от планирането е изборът на подходяща конферентна зала. Освен че трябва да бъде удобна и лесно достъпна, тя трябва да отговаря и на много други критерии. На първо място се поинтересувайте дали отговаря на бюджета ви. Предлага ли пълно оборудване? Има ли достатъчен капацитет? Подходяща ли е за вашия тип събитие?
Ако вашата компания е ситуирана в по-малък град, изборът може да е по-ограничен. А и защо да лишавате участниците от идеята да комбинират приятно пътуване с бизнес събитие?
Предимства на организиране на семинар или бизнес събитие в хотел
- Функционални конферентни зали
Едно от най-големите предимства е типичната за всеки бизнес хотел конферентна зала. Важно е помещението да е просторно, изцяло оборудвано и с естествена светлина. Хотелите, които често организират събития, разполагат с подходящи зали за средно до голямо събитие. Там не е нужно да носите друго освен лаптопа. Ще откриете мултимедия, проектор, озвучаване и бърз интернет.
- Възможности за кафе паузите
Според продължителността на събитието трябва да планирате и почивки. Те ще бъдат много по-приятни, ако можете да ги прекарате в неформални разговори в лоби бара или в градината на хотела. Ако има ресторант, можете да получите и добри условия за кетъринг.
- Опитен екип
Повечето хотели с конферентни зали имат опит в провеждането на събития. Екипът на хотела може да помогне много с организацията. Добре е да се доверите на професионалистите, които познават мястото и имат идеи, които биха разнообразили и обогатили вашата конференция.
- Преференциални условия за вашия престой
При организация на събития на нетипична локация плюсовете са много. Вашите колеги и гости ще имат възможност да комбинират работа и почивка. Едно такова събитие може да ви събере и с хора от екипа, които работят от вкъщи или от друга локация. Затова е добре да планирате нощувка, а защо не и специална вечеря или коктейл. Според мащаба на събитието в хотелите ще ви предложат добри оферти за настаняване на участниците ви, което ще им спести самостоятелното планиране. Така всички ще сте на едно място и ще можете да прекарате продуктивно време заедно.
Кои са най-честите грешки при организиране на събитие?
Практиката ни е срещала с най-различни организатори, което ни е показало какви може да са най-честите пропуски в плановете. Споделяме ги и с вас:
- Липса на комуникация с участниците. Няма как да се съобразите персонално с всеки, но е добре те да имат думата в избора на място или компоненти на програмата.
- Прекалено дълга и отегчителна програма. Колкото и да ни се иска, мозъкът не може да остане активен на 100% през целия ден. Не подценявайте важността на паузите и не претрупвайте програмата с активности. Оставете си време за неформални разговори.
- Недостатъчна инициатива по отношение на участниците. Ако вие сте организаторите и очаквате гости, то трябва да се подготвите като домакини. Не спестявайте от настаняване, кетъринг, развлечения или напитки. Именно тези неща правят най-голямо впечатление.
Ако ви предстои организация на събитие скоро, вижте нашето предложение.
